HİZMETLER

Şirketlerin, kurumların kağıt evraklarının, kitapların, yazışmaların, ciltli evrakların, taranarak ve veri girişine tabi tutularak bilgisayar ortamına aktarılması işine Servis Büro hizmeti adı verilir.

KodA Türkiye servis büro pazar lideridir. 2008 yılında 300 Milyon sayfaya yakın servis büro hizmeti ile Türkiye pazarının yaklaşık %90'ına ulaşmaktadır.

Servis Büro Hizmeti

Standart bir servis büro hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur.

1. Evrak Ayrıştırma: Servis bür hizmetine tabi dosyalardaki evraklar tarama öncesi hazırlanırlar. Bu aşamada evraklardaki zımba, ataş gibi tarayıcılarda sorun çıkarabilecek malzemeler çıkarılır, dosya içindeki farklı evraklar arasına ayraçlar yerleştirilir, taranmaya gerek olmayan sayfalar bir kenara ayrılır ve taranacak evraklar tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzeltilir.

2. Tarama: Düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılırlar. A3 ebatına kadar olan evraklar genellikle otomatik kağıt beslemeli doküman tarayıcılar ile taranır. Burada kullanılan tarayıcılar dakikada 40 ila 100 sayfa arasında tarama yapabilmektedirler. Bu tarayıcılarda çift kağıt geçişini engelleme/algılama, çift yüzlü tarama, otomatik görüntü iyileştirme gibi özellikler bulunur.

3. Görüntü İyileştirme: Bu aşamada taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır. Bu işlemler yazılımsal olarak veya görüntü işleme kartları ile gerçekleştirilebilir. Sanal yeniden tarama denilen yöntemler ile her bir sayfa için ideal görüntü parametreleri otomatik olarak yeniden taramaya gerek kalmadan uygulanabilir.

4. İndeksleme: Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler dosya numarası, müşteri adı, numarası, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içerebilir. Bu aşamada sayfaların birleştirilmesi, evrakların birbirinden ayrıştırılması işlemleri de yapılabilir.

5. Kalite Kontrol: Kalite kontrol servis büro hizmetlerinin en önemli bileşenidir. Kısa sürede çok fazla sayıda evrakın işlenmesi hizmeti hataya meydan verebilmektedir. Bu durumda verileri hatalı girilen, taranmayan evraklar bilgisayar ortamından erişilemeyecektir. Evraklara bilgisayar ortamından erişime geçilmesinin temel dayanağı bu ortamdaki verilerin ve belgelerin hatasız olarak aktarılmasıdır. Bu durum kalite kontrol adımını ön plana çıkarmaktadır. Tarama adımı sonrası ve indeksleme adımı sonrası ayrı ayrı kalite control işlemleri ile işlem doğruluğu sağlanır.

6. Aktarma: Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların verileri ile birlikte doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesi ile işlem tamamlanmış olur.